No cenário atual da Nova Lei de Licitações, vivenciamos um dos conflitos
internos mais recorrentes e emblemáticos no âmbito da estrutura de contratação:
a tensão entre os requisitantes e o departamento de compras.
Esse embate ocorre na elaboração dos “artefatos” – uma denominação
sofisticada para os documentos que compõem a fase interna do processo de
contratação. Trata-se de um verdadeiro confronto de interesses, onde as
necessidades específicas dos requisitantes frequentemente colidem com as
exigências e procedimentos formais do setor de compras.
Os requisitantes são os responsáveis diretos por identificar a necessidade de
determinado bem ou serviço dentro de uma entidade pública. Eles procuram
soluções que atendam perfeitamente às suas demandas, considerando as
especificações técnicas e a qualidade do que deve ser contratado.
No entanto, os requisitantes muitas vezes não estão familiarizados com as
exigências legais que regem o processo de contratação pública. Embora tenham
expertise no objeto e conhecimento técnico sobre o material ou serviço a ser
adquirido, frequentemente falham nos detalhes essenciais para a correta
elaboração dos artefatos, como o Documento de Formalização de Demanda
(DFD), Estudo Técnico Preliminar (ETP), Termo de Referência (TR) e a Pesquisa
de Preços.
Do outro lado dessa disputa está o departamento de compras, onde atuam os
técnicos, agora designados “agentes de contratação”, que possuem um
conhecimento mais aprofundado sobre os cuidados e exigências necessárias na
fase interna do procedimento licitatório.
Esses profissionais têm a função de analisar a documentação apresentada pelo
setor requisitante, o que inclui revisar e corrigir os artefatos. É nesse momento
que a “guerra” se estabelece, com as divergências entre as expectativas dos
requisitantes e as correções ou ajustes feitos pelo departamento de compras.
Para solucionar esse conflito, que muitas vezes prejudica a celeridade das
aquisições e compromete o atendimento das necessidades da administração
pública, afetando diretamente a qualidade dos serviços prestados ao público, é
essencial adotar algumas estratégias práticas.
Em primeiro lugar, é fundamental promover capacitação contínua dos
requisitantes, para que compreendam não apenas os aspectos técnicos do
objeto, mas também as exigências legais e formais que regem o processo de
contratação pública. Isso inclui a familiarização com a correta elaboração dos
artefatos como o DFD, ETP, TR e a Pesquisa de Preços.
Além disso, é necessário fomentar uma comunicação mais eficaz e colaborativa
entre os requisitantes e o departamento de compras desde o início do processo,
para alinhar as expectativas e garantir que as demandas técnicas sejam
atendidas sem comprometer os requisitos legais. Uma abordagem integrada na
fase de planejamento, envolvendo ambas as partes, pode evitar retrabalhos e
reduzir o tempo gasto em correções de documentos.
Por fim, o uso de ferramentas de gestão de projetos e processos para
acompanhar o fluxo dos documentos e a tramitação dos artefatos pode otimizar
o andamento dos procedimentos, garantindo maior transparência e
previsibilidade, evitando atrasos que impactem o serviço público.
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pública e melhorar a colaboração entre requisitantes e o departamento de
compras.